ZAMAN YÖNETİMİ

Zaman yönetimi bireyin zamanını günlük etkinlikler için organize etme ve planlama sürecidir. Bu beceriye genellikle öğrencilerin ihtiyacı olduğu düşünülse de her birey zamanını etkin yönetme becerisine sahip olmalıdır. Çünkü bu beceri sayesinde daha çok iş yapılabilmekte ve stresin azalması sağlanmaktadır.

Zaman Tuzakları

Zaman yönetimini engelleyen en büyük faktör ise zaman tuzaklarıdır. Bu tuzaklar kişinin zamanını gerektiği kullanmasını engeller ve günün sonunda bireyi çoğunlukla strese sokar.

Öz disiplinin bireyin sorumluluklarını kendini kontrol ederek yerine getirebilmesidir. Öz disiplin sahibi bireyler görevlerini başkasının hatırlatmasına gerek kalmadan yerine getirirler. Bu durumda öz disiplin yoksunluğu önemli bir zaman tuzağıdır.

Bireyin gerekli aktiviteleri gerçekleştirme konusundaki en büyük destekçisi hedeflerinin olmasıdır. Hedefleri olmayan ya da hedeflerini içselleştirmeyen bireyler zamanı yönetmek konusunda sorun yaşarlar.

Özgüven zamanı yönetme konusunda bireylere büyük avantaj sağlayacaktır. Fakat kendine güveni fazla olan bireyler zamanı yönetme konusunda en az az özgüven sahibi inanlar kadar dezavantajlıdır.

İnsanlar genellikle yapmaları gereken işleri erteleme davranışı gösterirler. Bu erteleme davranışı yapılması gereken işlerin yığılması ile sonuçlanır ve bireyin zamanı yönetmesini engeller.   

Pek çok insanın kendisi ile yakındığı konulardan birisi “hayır diyememe”dir. Çevresindeki bireylere olumsuz cevap veremeyen kişiler için bu bir zaman tuzağıdır.

Neler Yapılabilir?

Hedeflerin Belirlenmesi ve Görev Çizelgelerinin Oluşturulması

Hedeflerin olmamasının zaman tuzağı olabileceğinden bahsedilmişti. Bu sebeple zamanı etkin şekilde yönetmek için öncelikli olarak hedef belirlenmesi gerekir. “Ne?”, “Nerede?”, “Ne zaman?” ve “Nasıl?” gibi sorular sorarak hedefler belirlenmeli ve bu hedeflere ulaştıracak görevler önceliklere göre sıralanmalıdır. Bu sıralamanın bir parçası ise görevlerin aciliyet durumlarının göz önünde bulundurulmasıdır.

Yapılması Gereken Her İş İçin Bir Zaman Sınırı Belirlenmesi

Yapılacak işler için zaman sınırları belirlemek daha iyi odaklanmaya ve daha verimli çalışmaya yardımcı olur. Küçük bir çaba göstererek yapılan bu iş muhtemel sorunların önceden görülerek ve onlarla başa çıkmak için planlar yapılmasını sağlayabilir.

Zorunlu Veya Gerekli Olmayan İşleri / Aktiviteleri Ayırmak

            O gün yapılan veya yapılmak istenen işler gerçekte acil ve önemli olmayabilir. Bireyin kendisi için zaman ayırmaya değer olmayan işleri elemesi zamanını yönetmesini kolaylaştırabilir. Ayrıca yapılması gereken işlerin gerektiği zaman başkalarına devredilmesi de önemlidir.

Günü Önceden Planlamak

Kişi yapması gereken işlerin neler olduğunu günün başında bilirse motivasyonu ve dolayısıyla zaman yönetimi becerisi de artacaktır. Ayrıca birey çalışmaya kendisi için en verimi zamanda başlamalıdır.

Kendine Zaman Ayırmak

Günümüz dünyası bireylerin kendilerine vakit ayırmasını genellikle acil olmayan ihtiyaçlar kapsamına almaktadır. Fakat büyük bir projenin ya da sınav hazırlıklarının yapıldığı dönemlerde kişiye gereken motivasyon ve enerji kendisine vakit ayırıyor olması ile de ilişkilidir.

 Bazı Teknikler

Eisenhower Matrisi

Dwight D. Eisenhower'ın geliştirmiş olduğu bu matris, işleri aciliyet ve önem durumlarına göre sınıflandırmayı içerir. Bu sayede birey gerçekten vakit ayırmaya değer işler için gerekli önceliği tanır.

Kanban Metodu

Bu metot görselleştirme üzerine kuruludur ve görevler genelde üç gruba toplanır: Yapacağım, yapıyorum ve yaptım. Yarım kalan ve henüz başlanmamış işlerin görsel olarak ifade edilmiş olması bireyin motive olmasını kolaylaştırır.